Cómo organizar un evento con Hangout On Air

hangout on air

Si estas pensando en organizar un Hangout ON Air seguramente te estén asaltando dudas de como plantearlo y llevarlo a cabo. El potencial de los Hangouts en vivo es enorme pero para ello es necesario también que tengas en cuenta algunos requisitos a la hora de llevarlos a cabo, de eso trata este post, de cómo exprimir al máximo esta excelente herramienta de Google+ para un evento que desees realizar.

Ten en cuenta, antes de nada, que se trata de organizar un evento que será 100% online que se emitirá en streaming en nuestro canal de youtube, quedando además grabado, y en el cual participarán aquellos expertos que hayamos invitado al mismo.

Como vas a leer no basta sólo con lanzarse a hacer un Hangout (eso es muy fácil) sino que si queremos tener un mayo éxito tendremos que llevar a cabo otra serie de acciones. Estos son los pasos a llevar a cabo:

Objetivos previos

En esta fase previa lo primero que debemos hacer es marcarnos y definir claramente los objetivos ¿para qué quiero hacer un Hangout On Air? ¿qué finalidad tiene hacer un Hangout On Air?

Diseño y planificación

En esta etapa aún previa deberás planificar  y elegir cómo llevar a cabo todo el proceso. Es de vital importancia definir bien cada uno de los siguientes puntos:

  • Temas a tratar. Elaboración de un guión.
  • Fecha y hora para la realización.
  • Canales a usar para la promoción y el propio Hangout: Youtube, Google+, twitter, Facebook, blog, web, etc.
  • Define las herramientas: Q&A (si vas a admitir preguntas del público), Chat, compartir pantalla, storify, personalización de logo e imagen durante la emisión etc.
  • Elección de un Hashtag. Es muy importante para la difusión y promoción de tu evento, pero sobre todo para la monitorización del mismo.

Invitados expertos

Elige y contacta con aquellos expertos sobre la materia que quieres tratar. Recuerda que en el Hangout puedes invitar hasta a nueve personas, así que de primeras hazlo, puesto que probablemente te falle alguien a última hora. Además de asegurarte de que son las personas más indicadas para el tema a tratar debes también tener en cuenta la implicación de los mismos en la promoción y difusión del propio Hangout On Air.

Envíales información que incluya fecha y hora, que temas se van a tratar, guión del mismo, así como una guía básica del funcionamiento de la herramienta de Hangouts, recuerda que ellos no tienen por qué saber cómo funciona.

Creación del evento y difusión

Crea un evento para el Hangout con tu perfil de Google+, programando la hora e invitando a todas aquellas personas entre tus contactos que puedan estar interesadas, completa todos los datos e información del evento, así como URL de tu web o blog.

Presenta a todos tus invitados “expertos” en la propia descripción y presentación del evento.

Envía una invitación personalizada a tus invitados “expertos” animándoles a hacer los mismo con sus contactos, además de indicarles el hashtag para el evento y la url del mismo para que la difundan en sus canales y perfiles.

Comienza a promocionar el evento en los diferentes canales en los que hayas decidido en la fase previa de diseño y planificación con el Hashtag y la url del evento. Es importante dejar bien claro en todos los canales que la URL de nuestro evento es la principal, de este modo no generaremos confusión. Luego siempre podrán visionar el vídeo por nuestro canal de Youtube o en nuestra propia web.

Empieza el Hangout

Antes de empezar a emitir el Hangout cita a tus invitados para chequear previamente aspectos como el sonido y vídeo de cada uno de los invitados, también para últimar detalles del guión, herramientas a utilizar durante la emisión o sobre el funcionamiento del mismo, siempre falla algo así que antes de ponerte a grabar deja todo bien atado, incluso los turnos de palabra y tu rol como moderador.

Publica la URL del Hangout en los diferentes canales en que vayas también a emitir en directo el vídeo, es el momento.

Una vez que has empezado a grabar ten claro y no pierdas de vista nunca a quien te diriges, a tú público, esto significa también que debes monitorizar las preguntas que estén llegando desde los diferentes canales que hayas decidido e interacciones con ellos. Hazlos participes, nombrales, fomenta y valora su participación.

Te debes haber fijado un tiempo de duración del mismo, así como para cada tema a tratar previamente en el guión, asegúrate de cumplir los tiempos, por tu público y por tus invitados.

A la hora del cierre aprovecha siempre para meter información del próximo.

Una vez finalizado

Una vez se ha acabado el Hangout no acaba todo el trabajo. En esta última fase por un lado deberás seguir difundiendo y por otro evaluar y analizar cómo se ha desarrollado.

  • Sigue monitorizando el Hashtag.
  • Publica y difunde el vídeo del Hangout en tus canales y perfiles, así como genera contenido con el mismo.
  • Analiza y evalúa las estadísticas.
  • Valora y analiza la aportación de tus invitados.
  • ¿Se han conseguido los objetivos marcados?
  • ¿En qué se puede mejorar?

Esto es todo, ¿qué más incluirías tú?

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5 comentarios

  1. Hola Ramgon.

    Muy pertinente tu entrada.

    Quería preguntarte si tienes algún dato sobre la duración “perfecta” de un Hangout, además algunas recomendaciones sobre los planos y luz en la tomas… normalmente son planos tipo “selfie” ¿esto funciona? ¿hay otras opciones?

    Saludos desde http://juanca.e-lexia.com. Te invito a seguirme en @juanca826, donde abordo temas de comunicación digital y educación virtual.

    • RaMGoN says:

      Hola Juan Carlos,

      Sobre la duración no se que contestarte, la verdad que no creo que haya un estándar, y si un tiempo que realmente sea el adecuando en base al contenido a tratar y a quienes estén visionando el vídeo o el uso a posteriori que le vayamos a dar.

      Iluminación y demás: tener en cuenta y cuidado con los planos lejanos y muy cercanos, la lente por lo general también hace que se nos vea peor y juegue malas pasadas. Con iluminación siempre mejor si es luz natural, sino algo básico como poner dos focos (puede ser dos lámparas) a cada lado de la cámara y luego una luz posterior para iluminar el fondo y eliminar sombras puede ser más que suficiente. Si te vas a mover o el entorno es dinámico ya debes probar otras cosas.

      Saludos

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